М инистерство образования и науки Республики Бурятия
/#
ГБПОУ «Гусиноозерский энергетический техникум»
№± ai 1
I C T r a ? iff)
У чебно-организационная документация
2.3. У чебно-организационная деятельность
СК-У ОД-2.3.-23
Положение о номенклатуре дел
в ГБПОУ «Гусиноозерский энергетический техникум»
тверждаю
ПОУ «ГЭТ»
|. М. Спасов
[-1от 4%0&2О23 г
Положение о номенклатуре дел
в ГБПОУ «Гусиноозерский энергетический техникум»
Гусиноозерск, 2023
М инистерство образования и науки Республики
Бурятия
e**«H*L*»,..
iff:
V'
ГБПО У «Г усиноозерский энергетический техникум»
гзт / /
Положение о номенклатуре дел
ГБПОУ «Гусиноозерский энергетический техникум»
Экземпляр №
СК- УОД3. 1.-23
листов
лист
всего
2
10
1. Общие положения
1.1. Настоящее
«Гусиноозерский
Положение
энергетический
о
номенклатуре
техникум»
(далее
дел
-
в
ГБПОУ
ГБПОУ
«ГЭТ»)
разработано с целью организации делопроизводства, упорядочения, учета и
обеспечения сохранности документов.
1.2. Настоящее
Положение
разработано
на
основе
нормативных
документов:
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от
22.10.2004 № 125-ФЗ;
- приказ Министерства просвещения СССР от 30.12.1980 № 176 «О
введении в действие Перечня документов со сроками хранения Министерства
просвещения СССР, органов, учреждений, организаций системы просвещения»;
- приказ Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 «Об
утверждении
Перечня
типовых
управленческих
архивных
документов,
образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов
местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»;
- методические рекомендации «Экспертиза ценности и отбор в состав
Архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу»;
- Устав образовательной организации и другие локальные нормативные
акты.
1.3. Номенклатура дел -
это
утверждённый
систематизированный
перечень дел заводимых в ГБПОУ «ГЭТ», с указанием сроков их хранения в
установленном порядке.
1.4. Номенклатура дел позволяет рационально организовать работу с
документами,
образующимися
в
делопроизводстве
образовательной
организации и её структурных подразделений. Номенклатура дел используется
М инистерство образования и науки Республики
Бурятия
e**«H*L*»,..
iff:
V'
гзт / /
ГБПО У «Г усиноозерский энергетический техникум»
П олож ение о номенклатуре дел
ГБПОУ «Г усиноозерский энергетический техникум»
Экземпляр №
СК- УОД3. 1.-23
листов
лист
всего
3
10
как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема
классификации).
1.5. Номенклатура дел разрабатывается и утверждается в образовательной
организации в конце каждого календарного года, а в действие вводится с
января очередного года.
1.6. Номенклатура дел состоит из разделов, каждый из которых имеет
свой индекс.
1.7. К функциям номенклатуры относятся:
- использование в качестве схемы классификации при распределении и
группировке исполненных документов в папки-дела;
- указание срока хранения документов;
- построение
информационно-поисковой
системы
по
документам
образовательной организации;
- классификация схемы номенклатуры используется при формировании
справочной картотеки на исполненные документы;
- используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел
со сроками хранения до 10 лет включительно.
2. Формирование дел
2.1. Формирование дел - это отнесение документов к определенному делу
и систематизация документов внутри него.
2.2. Дело - совокупность документов (или документ), относящихся к
одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную
обложку.
2.3. Формирование
дел
должно
отвечать
требованиям:
- оперативность обработки и поиска документов;
- надежность документационного обслуживания;
следующим
основным
М инистерство образования и науки Республики
Бурятия
e**«H*L*»,..
iff:
V'
СК- УОД3. 1.-23
листов
лист
всего
ГБПО У «Г усиноозерский энергетический техникум»
гзт / /
Положение о номенклатуре дел
ГБПОУ «Гусиноозерский энергетический техникум»
Экземпляр №
4
10
- сохранность документов.
2.4. Дела
формируются
централизованно
(в
отделе
кадров)
и
децентрализовано (в структурных подразделениях). При составлении сводной
номенклатуры дел каждому структурному подразделению присваивается
индекс.
2.5. Документы постоянного и временного хранения группируют в
отдельные дела (отдельно оригиналы и копии, годовые, квартальные, месячные
планы, отчеты и т.д.). В исключительных случаях документы постоянного и
временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют
в одном деле -
регистраторе или скоросшивателе. После завершения
рассмотрения этих документов, принятия решения и закрытия дела документы
постоянного хранения изымаются и переносятся в дело постоянного хранения.
2.6. В дела группируют документы одного делопроизводственного года.
Исключения составляют личные дела, которые формируются в течение всего
периода работы данного лица в ГБПОУ «ГЭТ»; учебная документация,
создающаяся в образовательной организации (формируется за учебный год).
2.7. Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело,
систематизируют
документов,
по
номерам
относящихся
к
протоколов
одному
заседаний.
протоколу,
Внутри
их
группы
располагают
в
последовательности решения вопросов; в группе документов по одному
вопросу первым подшивается инициативный, а затем другие документы.
2.8. Поручения
вышестоящих
органов
группируют
в
дела
по
направлениям деятельности организации. Документы внутри дела располагают
в хронологической последовательности.
3. Требования к формулированию заголовков дел
3.1.
Заголовок должен быть кратким и четким, в обобщенной форме
правильно раскрывать основное содержание и состав документов дела.
М инистерство образования и науки Республики
Бурятия
e**«H*L*»,..
iff:
V'
ГБПО У «Г усиноозерский энергетический техникум»
гзт / /
Положение о номенклатуре дел
ГБПОУ «Гусиноозерский энергетический техникум»
Экземпляр №
СК- УОД3. 1.-23
листов
лист
всего
5
10
3.2. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных
формулировок («разная переписка», «общие материалы», «материалы отдела» и
т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
3.3. В случае необходимости в заголовок вносятся данные о копийности
документов.
3.4. Заголовки
дел
формулируются
на
основе
определений
документируемых участков работы и вопросов деятельности организации. При
этом используются такие признаки формирования дел, как номинальный,
авторский,
корреспондентский,
предметно-вопросный,
хронологический,
географический. Документы формируются в дела на основании отдельного
признака формирования дел или сочетания признаков.
3.5. Основным признаком, который обязательно следует отразить при
составлении заголовка, является предметно-вопросный, отвечающий на вопрос
о содержании документов дела.
3.6. Элементы
заголовка
располагаются
в
логической
последовательности, причем вид дела (переписка, журнал, книга и т.д.) или
виды документов (протоколы, приказы, отчеты, акты и т.д.), характеризующие
состав дела, указываются в начале заголовка. Затем идут такие его элементы,
как автор документа (название организации, структурного подразделения или
должностного лица); корреспондент или адресат (название организации,
которой будут адресованы или от которой получены документы); краткое
содержание документов дела (предметно-вопросная часть); название местности
(территории), с которой связано содержание документов дела; даты (период), к
которым относятся документы дела; указание на копийность документов дела.
3.7. Допускается изменять порядок расположения отдельных элементов
заголовка
в
некоторых
последовательности.
случаях
в
зависимости
от
логической
М инистерство образования и науки Республики
Бурятия
e**«H*L*»,..
iff:
V'
гзт / /
ГБПО У «Г усиноозерский энергетический техникум»
Положение о номенклатуре дел
ГБПОУ «Гусиноозерский энергетический техникум»
Экземпляр №
СК- УОД3. 1.-23
листов
лист
всего
6
10
3.8. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не
связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела
употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются
их названия: например, «Документы о проведении научных конференций
(планы, списки, доклады)». Термин «Документы» применяется также в
заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо
документу.
3.9. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по
какому вопросу она ведется. Если переписка ведется с группой однородных
организаций можно привести их обобщенное наименование.
4. Структура номенклатуры дел
4.1. Форма номенклатуры дел (см. приложение 1) состоит из следующих
граф: индексы дел; заголовки дел; сроки хранения и статьи по перечням;
примечания.
4.2. В
1-й графе указаны индексы дел, включенных в разделы
номенклатуры дел. Разделами являются структурные подразделения.
4.3. Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного
подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в
пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими
цифрами.
4.4. Индексация может быть и более дробной, если структурное
подразделение включает несколько отделов
4.5. Во 2-й графе отражены заголовки дел. Составление заголовков
проводится
с учетом
наиболее
существенных
признаков
группировки
документов в первичные комплексы (дела) - номинального, предметно
вопросного и др.
М инистерство образования и науки Республики
Бурятия
e**«H*L*»,..
iff:
V'
ГБПО У «Г усиноозерский энергетический техникум»
гзт / /
Положение о номенклатуре дел
ГБПОУ «Гусиноозерский энергетический техникум»
Экземпляр №
4.6. Порядок
расположения
заголовков
дел
внутри
СК- УОД3. 1.-23
листов
лист
всего
7
разделов
10
и
подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов,
составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел,
содержащих организационно-распорядительную документацию.
4.7. В 3-й графе указываются сроки хранения, установленные на основе
типовых и ведомственных перечней:
- приказ Министерства просвещения СССР от 30.12.1980 № 176 «О
введении в действие Перечня документов со сроками хранения Министерства
просвещения СССР, органов, учреждений, организаций системы просвещения»;
- приказ Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 «Об
утверждении
Перечня
типовых
управленческих
архивных
документов,
образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов
местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»;
- иных нормативных документов, устанавливающих сроки хранения.
4.8. Сроки хранения дел, включенных в номенклатуры дел, определяются
исходя
из
их
научной
и
действующими типовыми и
практической ценности
отраслевыми
в
соответствии
(ведомственными)
с
перечнями
документов, а также перечнями документов, подлежащих передаче на
государственное
хранение
и
иными
нормативными
документами,
устанавливающими сроки хранения.
4.9. В графе 4 приводятся дополнительные сведения об особенностях
формирования дел, месте их хранения, целесообразности ведения нескольких
дел, делаются дополнительные примечания к срокам хранения дел, а также
специальные пояснения к отдельным видам документов, проставляются
дополнительные отметки для обозначения некоторых категорий документов и
документов в электронном виде, наличия комплекта сопроводительной
документации.
М инистерство образования и науки Республики
Бурятия
f we (XIsотпиш
l и' 5lly,
l Cl
1
С К - УОД3. 1.-23
ГБПОУ «Гусиноозерский энергетический техникум»
лист
листов
всего
Положение о номенклатуре дел
ГБПОУ «Гусиноозерский энергетический техникум»
8
10
Экземпляр №
Подстрочные примечания применяют в тех случаях, когда возникает
необходимость дать разъяснения или уточнения к названиям раздела.
5. Заключительные положения
5.1. Настоящее Положение, а также дополнения и изменения к нему
утверждаются приказом директора ГБПОУ «ГЭТ».
5.2. Настоящее Положение, а также дополнения и изменения к нему
вступают в силу с даты утверждения приказом директора ГБПОУ «ГЭТ».
Разработчики:
У льянова
Светлана
А лександровна
методического
кабинета, руководитель отдела качества
Согласованно
Славко Татьяна Васильевна, заместитель директора по учебной работе
У ^ Т уржапова Евгения Александровна, врио заместителя директора по
воспитательной работе
/ П -s
/>/?
'М иронова Елена Владимировна, главный бухгалтер
Нургалиев Рим Раисович, заместитель директора по безопасности и АХЧ
А ндреева Олеся Николаевна, инспектор по кадрам
И стомина И рина Александровна, специалист по охране труда
Д оржиева И рина М ихайловна, ю рисконсульт
iff:
V'
Ч;ч
1зт / /
Экземпляр №
М инистерство образования и науки Республики
Бурятия
ГБПО У «Г усиноозерский энергетический техникум»
Положение о номенклатуре дел
ГБПОУ «Гусиноозерский энергетический техникум»
СК- УОД3. 1.-23
листов
лист
всего
9
10
Приложение 1
Форма примерной номенклатуры дел
УТВЕРЖДАЮ
Директор ГБПОУ «ГЭТ»
______________И.О. Фамилия
« »
20 г.
Индекс
дела
1
Срок хранения
документа и №
Заголовок дела
статей по
перечню*
2
3
НАЗВАНИЕ РАЗДЕЛА
Примечание
4
М инистерство образования и науки Республики
Бурятия
iff:
V'
131
Экземпляр №
ГБПО У «Г усиноозерский энергетический техникум»
П олож ение о номенклатуре дел
ГБПОУ «Г усиноозерский энергетический техникум»
СК- УОД3. 1.-23
листов
лист
всего
10
Лист регистрации изменений
№
изме
нени
я
Заменен
ных
Номера листов
Новых Аннулиро
ванных
Основание
для внесения
изменений
Подпись
Расшифровка
подписи
Дата
Дата
введения
изменений
10
